DATEV PERSONAL
DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IM LOHN- UND PERSONALBEREICH
Die Anforderungen an eine sichere, strukturierte und nachvollziehbare Verarbeitung von Personal- und Lohndaten sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Datenschutz, elektronische Entgeltunterlagen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Betriebsprüfungen machen eine digitale und verlässliche Dokumentenverwaltung zunehmend wichtig.
ANFORDERUNGEN
MITARBEITERDATEN
ABWESENHEITEN
UNTERLAGEN
DIGITAL
DIGITALE PERSONALAKTE UND GESETZLICHE ANFORDERUNGEN
Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist bereits heute gesetzlich vorgesehen. Nach § 8 Abs. 2 BVV sind bestimmte lohnrelevante Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Die derzeit noch bestehende Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen die entsprechenden Entgeltunterlagen daher grundsätzlich elektronisch geführt werden. Für Arbeitgeber bedeutet dies in der Praxis, dass eine strukturierte digitale Personalakte für die lohnrelevanten Unterlagen künftig unverzichtbar ist.
Mit DATEV Personal können Sie diese Anforderungen komfortabel in Ihre laufenden Lohnprozesse integrieren. Personalunterlagen und sonstige lohnrelevante Dokumente können sicher digital übermittelt, den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und nachvollziehbar abgelegt werden. Damit schaffen Sie bereits heute die Voraussetzungen für eine strukturierte und zukunftsfähige digitale Lohn- und Personalverwaltung und vermeiden eine kurzfristige Umstellung zum Jahreswechsel 2026/2027.
MONATSDATEN UND MITARBEITERDATEN
Über die Monatsdatenerfassung können Sie variable Lohndaten wie Zahlungen und Arbeitsstunden digital erfassen, prüfen und zur Verarbeitung in DATEV LODAS bzw. DATEV Lohn und Gehalt freigeben.
Über den Bereich Mitarbeiter können Sie Änderungen und Ergänzungen zu den Mitarbeiterstammdaten erfassen und nach Ihrer Freigabe zur Übernahme an das jeweilige Lohnabrechnungsprogramm übermitteln. Je nach Voraussetzungen können zudem bei sofortmeldepflichtigen Arbeitgebern Sofortmeldungen bei Wiedereintritt ehemaliger Mitarbeiter veranlasst werden.
AN- UND ABWESENHEITEN – OHNE ZUSÄTZLICHES ZEITERFASSUNGSSYSTEM
Ein weiterer Vorteil von DATEV Personal: Für viele Unternehmen kann auf ein zusätzliches und häufig kostenintensives Zeiterfassungssystem verzichtet werden.
Über die Funktion An- und Abwesenheiten können Arbeitszeiten und Fehlzeiten direkt in DATEV Personal erfasst und anschließend für die Lohnabrechnung an uns übermittelt werden. Bei Mitarbeitern im Stundenlohn ist eine taggenaue Erfassung der Arbeitsstunden möglich. Bei Gehaltsempfängern können insbesondere Urlaub, Krankheit und sonstige Fehlzeiten erfasst werden.
Damit entfällt in vielen Fällen die Anschaffung und separate Bedienung einer zusätzlichen Softwarelösung allein für die lohnrelevante Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
DATEV Personal ersetzt dabei nicht in jedem Unternehmen eine vollumfängliche Zeitwirtschaft mit beispielsweise Schichtplanung, Arbeitszeitkonten oder komplexen Arbeitszeitmodellen. Wenn jedoch lediglich die für die Lohnabrechnung erforderlichen Arbeitszeiten und Fehlzeiten erfasst werden müssen, bietet DATEV Personal eine einfache und kostengünstige Lösung.
DATEV ARBEITNEHMER ONLINE – DIGITALE LOHNUNTERLAGEN FÜR IHRE MITARBEITER
Auch Verdienstbescheinigungen müssen nicht mehr zwingend in Papierform ausgeteilt werden. Soweit die jeweilige Bescheinigung elektronisch bereitgestellt werden kann, kann sie über DATEV Arbeitnehmer online digital zur Verfügung gestellt werden. Ihre Mitarbeiter können die bereitgestellten Dokumente jederzeit über ihr persönliches, geschütztes Portal abrufen, einsehen und für ihre Unterlagen herunterladen.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das insbesondere:
- ✓ weniger Papier und Verwaltungsaufwand
- ✓ keine monatliche Verteilung von Papierabrechnungen
- ✓ digitale Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weiteren geeigneten Bescheinigungen
- ✓ sichere Bereitstellung über die DATEV-Cloud
- ✓ jederzeitiger Zugriff der Mitarbeiter auf ihre eigenen Lohndokumente
- ✓ eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenbereitstellung
Auch rechtlich ist die digitale Bereitstellung von Entgeltabrechnungen grundsätzlich möglich. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 – bestätigt, dass der Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Textform grundsätzlich auch durch die Bereitstellung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach erfüllt werden kann. Ein Anspruch auf Übermittlung in Papierform besteht danach grundsätzlich nicht.
GEMEINSAM IN DIE DIGITALE LOHNABRECHNUNG
Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung und Einführung von DATEV Personal und DATEV Arbeitnehmer online. In einem gemeinsamen Termin zeigen wir Ihnen die Funktionen, richten die Anwendungen ein und begleiten Sie bei den ersten Schritten.
Wir sind überzeugt, dass die digitale Zusammenarbeit mit DATEV Personal die Lohn- und Personalprozesse einfacher, sicherer und transparenter gestaltet und Ihnen langfristig spürbaren Verwaltungsaufwand und Kosten abnimmt.
